IT-Outsourcing: Externes Computing sinnvoll nutzen

Das Auslagern von IT und digitalen Dienstleistungen ist heute gängige Praxis. Gerade KMU können in besonderer Weise profitieren. Vor allem dann, wenn sie sich auf anderweitig sehr kostspielige oder nicht rentable Positionen fokussieren.

Die Digitalisierung schreitet weltweit ungebremst voran. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kommt dadurch oft schnell ein Punkt, an dem der Kostendruck zu stark wird. Denn für diese Firmen gibt es keine Möglichkeit, gänzlich auf bestimmte IT oder diesbezügliche Dienstleistungen zu verzichten.

Das Outsourcing von IT – maßgeblich in die Cloud – kann dabei helfen, sowohl diese Notwendigkeiten korrekt anzusprechen als auch die Problemstellungen eigener IT-Lösungen zu reduzieren. Doch welche Möglichkeiten des Outsourcings gibt es und wie können speziell KMU hiervon profitieren?

IT-Outsourcing: Über Gründe, Notwendigkeiten und Vorteile

Wir leben heute in einer Welt, in der digitale Techniken und Anwendungen im unternehmerischen Bereich allgegenwärtig sind. Dadurch entsteht eine Situation, in der diese Systeme buchstäbliche „Must-Haves“ sind: Firmen sind durch die Omnipräsenz schlicht gezwungen, sie zu benutzen.

Allein, um beispielsweise das Lieferkettengesetz zu erfüllen, gibt es keine Alternative zu digitalen Methoden – etwa bei der Dokumentationspflicht. Spätestens im Kampf gegen allgegenwärtige Konkurrenten dürfen sich Firmen ebenfalls keine „digitale Blöße“ gestatten.

Denn ein Unternehmen, das sich weigert und versucht, einen weiterhin analogen Weg zu gehen, würde sich praktisch selbst von einer zeitgenössischen Arbeitsweise abschneiden.

Allerdings erzeugt dieser „Pressure to use“ eine weitere Form von Druck: IT wird immer vielfältiger, komplexer und leistungsfähiger. Dadurch steigen die Preise. Zudem wird es für Unternehmen, die ihre ganze IT in Eigenregie handhaben möchten, immer aufwendiger und kostspieliger, die Systeme personell zu betreuen.

Je nach Firmengröße und Umsätzen können dadurch Kipppunkte erreicht werden:

• Einerseits gibt es keine Alternative zur Verwendung bestimmter digitaler Techniken und Anwendungen – auf einem bestimmten Niveau.
• Andererseits kann eine Inhouse-Herangehensweise so kostspielig sein, dass die Rentabilität des ganzen Unternehmens herabgesetzt wird.

Allein, wer beispielsweise einen Online-Shop in einer engen thematischen Nische betreibt, muss schon mindestens einen Angestellten haben, der sich ausschließlich um die Pflege der Homepage, das regelmäßige Einpflegen der Produkte und das Erstellen von produktbezogenen Medien kümmert. Dann ist jedoch noch kein Handschlag für die Betreuung der Server und anderer Hardware getan und genauso wenig für die großen Bereiche SEO und SEA.

Hier kommt nun IT-Outsourcing ins Spiel: Ganz gleich, in welcher Form es durchgeführt wird, es liefert stets alle unternehmerischen Vorteile von zeitgenössischem Computing. Dieses ist durch die professionelle Natur der Anbieter häufig sogar leistungsfähiger als Inhouse-Technik.

Gleichsam sind jedoch die Kosten gegenüber einem Inhouse-Betrieb meist deutlich verringert – ebenso wie die personellen Notwendigkeiten für Betreuung und Pflege.

Gerade KMU mit ihren oft geringen (in absoluten Zahlen) finanziellen Möglichkeiten und einem ständigen und besonders drängenden Fachkräftemangel können deshalb vom IT-Outsourcing profitieren. Jeder mittelständische Betrieb sollte daher offen gegenüber den zahlreichen Möglichkeiten sein, die zur Verfügung stehen.

IT-Outsourcing ohne Cloud-Bezug im Detail

Wie bereits erwähnt, betrifft das Outsourcing von IT in der Masse eine irgendwie geartete Nutzung von externen Cloud-Systemen. Allerdings existieren durchaus Auslagerungsmöglichkeiten, die sich nicht (ausschließlich) darauf stützen, wie die folgenden drei Varianten zeigen, die für KMU besonders interessant sind.

Programmierarbeiten

Der Markt für unternehmerische Software, Apps und ähnliche Anwendungen ist unglaublich vielfältig. Durch die Skalierbarkeit vieler Produkte gibt es überdies die Option, sie für ein bestimmtes Unternehmen maßzuschneidern.

Allerdings lässt sich externe Software niemals ohne einen Seitenblick auf die dauerhaften Kosten und die immer komplexer werdende Lizensierungs-Thematik betrachten.

Noch dazu gibt es durchaus in KMU Ansprüche, die nicht durch bestehende Lösungen „von der Stange“ befriedigt werden können. Jedoch kosten gute Programmierer ebenso gutes Geld und sind in Zeiten des Fachkräftemangels vielerorts rar.

Eines der wahrscheinlich besten Beispiele ist die Homepage: Sie muss hinsichtlich ihres Designs und verschiedener anderer Faktoren absolut einzigartig sein. Gleichsam müssen Look und Usability sich auf einem hohen Niveau befinden – schlicht, weil Homepages allgegenwärtig sind und selbst Laien unter den Usern eine schlechte Homepage als solche erkennen können. Dennoch besitzt übrigens etwa ein Drittel aller deutschen Unternehmen noch keinen solchen Auftritt.

Das alles sind mehr als probate Gründe, aus denen KMU sich von Profis eine Homepage erstellen lassen und häufig das Hosting ebenfalls outsourcen, anstatt diese Aufgabe selbst zu übernehmen. Selbst dann bleibt mit der regelmäßigen Pflege der Homepage noch genügend zu tun.

Stets geht es bei dieser Denkweise um gleichartige Faktoren: Nur Outsourcing von Programmierarbeiten bietet gleichzeitig

• professionelle,
• im Höchstmaß individuelle und
• zeitgenössischen Ansprüchen von Nutzern und Zielgruppe entsprechende

Lösungen – selbst für kleine Unternehmen, die sich keine eigenen, festangestellten Programmierer leisten können.

Wartungsarbeiten

Ein Unternehmen muss nicht unbedingt seine Server an einen Cloud-Anbieter auslagern. Gerade, wenn der Bedarf nur sehr gering ist und es vor Ort eine gute Internetanbindung gibt, kann sich dies mitunter erübrigen. Ferner sind selbst in Betrieben mit starker Nutzung von Cloud-Anwendungen nach wie vor lokale Computer und Peripheriegeräte nötig, um die Dienste nutzen zu können.

Zwischen regelmäßigen Updates von Software und Betriebssystemen dieser Computer bis hin zu digitalen „Aufräumaktionen“ ist es deshalb ein probates Mittel, damit ebenfalls externe Dienstleister zu beauftragen. Vor allem im unternehmerischen Bereich haben sich hierbei schon seit vielen Jahren vertragsbasierte IT-Services etabliert, die als eine Art digitaler Hausmeisterservice fungieren.

Typischerweise umfasst dieses Outsourcing neben klassischer Wartung auch die Beratung für den Kauf neuer Hardware-Komponenten und deren Integration in das bestehende System. Häufig gehören zudem Notdienste zu den vertraglichen Vereinbarungen, um eine durchgehende digitale Funktionsfähigkeit der unternehmerischen Hardware zu gewährleisten.

IT-Sicherheit

Je größer ein Unternehmen ist, desto größer ist meistens das Bewusstsein für die generelle Bedeutung digitaler Angriffe und deren Folgen. Typischerweise gehen damit sowohl die finanzielle als auch personelle Ausstattung der eigenen IT einher, um Angriffe zu erschweren.

Das führte in den vergangenen Jahren zu einer Situation, in der wirklich große Firmen in Deutschland und vielen anderen Ländern die in digitaler Hinsicht bestgeschützten Betriebe wurden. Somit sind sie lediglich für eine kleine, fähige Elite von Angreifern ein interessantes, bezwingbares Ziel.

Völlig anders bei KMU. Hier werden mit sinkender Unternehmensgröße – und erneut finanzieller Leistungsfähigkeit in absoluten Zahlen – folgende Faktoren immer bedeutsamer:

• Eine geringe Unternehmensgröße bedeutet keineswegs, dass es nichts Lohnendes für Angreifer gibt. Gerade, weil zahlreiche KMU zu den „Hidden Champions“ dieses Landes zählen, sind sie bereits ein lohnendes Ziel für digitale Wirtschaftsspionage.
• Je kleiner und weniger digital ein Unternehmen ist, desto geringer ist häufig das digitale Bewusstsein insgesamt. Das bezieht sich somit auch auf das Bewusstsein für die eigene Angreifbarkeit und die extrem vielfältigen, sich ständig wandelnden Angriffsvektoren.
• Mit der geringen Größe und finanziellen Leistungsfähigkeit können nur selten die Fachkräfte angezogen werden, die nötig sind, um eine wirkliche Absicherung in Eigenregie zu gestalten.

In der Folge entsteht eine brisante Schieflage: Große Unternehmen sind häufig bestens geschützt, wohingegen es bei kleinen Betrieben oftmals bereits am Bewusstsein dafür mangelt, überhaupt für Hacker und ähnliche Kreise ein interessantes Ziel zu sein. Die offiziellen Lagebilder des BKA sprechen diesbezüglich eine deutliche Sprache.

Tatsächlich ist das Outsourcing der IT-Sicherheit für alles, was inhouse abläuft, für KMU sogar eine Pflichtübung – je kleiner, desto stärker. Cloud-Dienste werden von den Anbietern selbst geschützt.

Dabei hat diese Dienstleistung nicht nur den Vorteil, solchen Firmen eine deutlich größere Schlagkraft zu verleihen, als sie selbst leisten könnten. Da die dahinterstehenden Dienstleister sich meist ausschließlich mit IT-Sicherheit befassen, können sie die Sicherheitsanforderung jedes Betriebs mit dem neutralen Blick eines Dritten betrachten; ohne persönliche Verbindung durch ein Angestelltenverhältnis.

Nebenbei sind solche Experten durch ihre berufliche Fokussierung meist deutlich stärker up-to-date, was die Aktualität ihres Wissens über Bedrohungs- und Abwehrszenarien anbelangt.

IT-Outsourcing mit Cloud-Bezug

Das Aufkommen von breitverfügbaren Cloud-Technologien und deren globaler Boom ab den späten 2000er Jahren ermöglicht jedem Unternehmen leistungsfähige digitale Partizipation– selbst, wenn es nicht die finanziellen Mittel hat, um diese Dienstleistungen in Eigenregie zu bewerkstelligen.

Dementsprechend existiert heute eine Reihe an Möglichkeiten, um eine große Bandbreite digitaler Ansprüche über Cloud-Computing sicherzustellen. Daher werden im Folgenden die wichtigsten und erneut für KMU relevantesten Vertreter vorgestellt .

SaaS & WaaS: Software as a Service & Workplace as a Service

SaaS lässt sich als eine Weiterentwicklung des bereits genannten Prinzips der Programmierarbeiten betrachten. Das heißt, in der Praxis werden Software-Anwendungen an sich sowie die für ihre Erstellung und den Betrieb nötigen Hardware-Infrastrukturen vom Cloud-Anbieter bereitgestellt.

Das Unternehmen selbst wird dadurch zum reinen User, auf dessen Computer lediglich noch ein internetbasierter Zugang vorhanden sein muss. Das hat neben finanziellen und wartungsbezogenen Aspekten den Vorteil, die Komplexität der eigenen IT zu reduzieren – und so manches Kompatibilitätsproblem zu lösen. Nebenbei kann die Leistungsfähigkeit der inhäusigen IT deutlich geringer und diese somit kostengünstiger gehalten werden.

WaaS stellt eine Weiterentwicklung von SaaS dar, die neben der Cloud klassische Outsourcing-Aspekte beinhaltet. In diesem Fall wird die vor Ort nötige Hardware der Computerarbeitsplätze ebenfalls in die Zusammenarbeit integriert und vom Anbieter bereitgestellt – und ebenso gewartet und repariert wie Software bei reinen SaaS-Konzepten.

IaaS: Infrastructure as a Service

Infrastruktur kann in digitaler Hinsicht vieles bedeuten. Die Kapazität von Rechnern, Netzwerken oder Servern kann ebenso darunterfallen wie beispielsweise Backup-Systeme.

Daher handelt es sich bei IaaS um ein eher heterogenes Feld des Cloud Computing. Relativ einheitlich ist hier nur die Herangehensweise: Unternehmen bezahlen für die Bereitstellung von Hardware in Form von Rechner-Clustern.

Sofern ausschließlich SaaS gebucht wird, obliegt dem Dienstleister lediglich die Sicherstellung der Einsatzfähigkeit dieser Systeme. Alles, was zu den Anwendungen in Form von Software gehört, fällt gänzlich in den Verantwortungsbereich des Users.

PaaS: Platform as a Service

PaaS ist in der Praxis eng sowohl mit IaaS als auch SaaS verwandt. Der markanteste Unterschied besteht darin, dass es bei PaaS hauptsächlich darum geht, Entwicklern ein Runtime Environment (RTE, Laufzeitumgebung) oder eine ähnliche Umgebung zur Verfügung zu stellen. Hierzu existieren zwei Möglichkeiten:

• Betrieb via Cloud oder
• Betrieb auf der Inhouse-Infrastruktur

Das heißt, bei PaaS obliegt dem Unternehmen hauptsächlich nur das Management von Applikationen und Daten, wohingegen Umgebungen, Server und andere Dienstleistungen durch den Anbieter bereitgestellt werden.

AIaaS – Artificial Intelligence as a Service

AI, beziehungsweise KI, ist heutzutage für viele Unternehmen eine nützliche, teils sogar unverzichtbare Ressource. Gleichzeitig übersteigen die Kosten einer eigenen Implementierung die Leistungsfähigkeit vieler Betriebe oft bei Weitem.

AIaaS stellt eine niedrigschwellige Möglichkeit dar, Zugriff auf eine leistungsfähige künstliche Intelligenz zu bekommen, ohne dafür mehr zu tun als eine Nutzungsgebühr zu bezahlen.

Das ist nicht zuletzt deshalb interessant, weil sich der Aufbau eigener KI meist nur dann finanziell rentiert, wenn eine hohe Auslastung vorhanden ist. Genau diese können beispielsweise Firmen, die lediglich in gewissen Abständen einen Machine-Learning-Algorithmus testen wollen, nicht bieten. Sie finden deshalb die Lösung in AIaaS-Angeboten, die eine ganz individuelle Nutzung ermöglichen.

DICaaS: Data-intensive Computing as a Service

Speicher mag zwar nach wie vor pro Volumen ständig günstiger werden. Doch ganz ähnlich wie bei der künstlichen Intelligenz gibt es Anwendungen, bei denen es sich nicht rentiert, ständig derartig große Kapazitäten im Petabyte-Bereich vorzuhalten.

DICaaS ist die Lösung für solche Herausforderungen. Dieses Prinzip kommt immer dann zum Einsatz, wenn es um die (meist temporäre) Verarbeitung großer bis größter Datenmengen geht – also Big Data mit einem Schwerpunkt auf datenintensiven, nicht rechenintensiven Anwendungen (das wäre HPCaaS).

Im Gegensatz zu einer reinen Speicherung von Daten in der Cloud zeichnet sich DICaaS durch die zusätzliche Möglichkeit aus, diese großen Datenmengen ebenfalls als Dienstleistung zu verarbeiten.

HPCaaS: High-performance Computing as a Service

Wie bereits erwähnt, sind HPCaaS und DICaaS zwei Seiten derselben Medaille. Bloß dreht sich bei HPCaaS alles darum, die Ressourcen für die Bearbeitung sehr komplexer und daher rechenintensiver Applikationen bereitzustellen.

Beispielsweise kann dies den Zugang zu Supercomputern bedeuten, um Anwendungen aus den Bereichen Deep Learning oder hochkomplexe Simulationen laufen zu lassen.

HuaaS: Human Intelligence as a Service

Bereits die Bezeichnung verrät es: Strenggenommen handelt es sich nicht um eine Form von digitaler Cloud, sondern um einen äußerst menschbezogenen Ansatz. Da HuaaS jedoch unmittelbar zum großen „as a Service“-Feld gehört und außerdem digitale Notwendigkeiten eine große Rolle spielen, muss es an dieser Stelle genannt werden.

Bei dem dahinterstehenden Prinzip ist der Name Programm: Ein Unternehmen bucht menschliche Leistungsfähigkeit – konkret die des menschlichen Gehirns. Allerdings geht es bei diesem Modell weniger darum, kreative Köpfe für Auftragsarbeiten zu buchen.

HuaaS bedeutet vielmehr, menschliche Kreativität, Denkweisen, Mustererkennung und ähnliche Prozesse zu nutzen, um damit künstliche Intelligenz zu trainieren oder deren Leistungsfähigkeit zu überprüfen.

Solange eine Strong AI, die über ein eigenes Bewusstsein verfügt, nur in der Theorie existiert, bleiben Menschen die wichtigsten Lehrmeister für solche Systeme. Der Vollständigkeit halber ist allerdings zu sagen, dass HuaaS je nach Geschäftsmodell tatsächlich ebenso die Möglichkeit bietet, Menschen für triviale Dienstleistungen zu buchen – sei es ein Fahrdienst oder die Bereitstellung von Crowd-gesourcten Geldmitteln.

DRaaS: Disaster Recovery as a Service

Wenn Unternehmen sich so stark auf digitale Techniken stützen müssen, dann bekommen diese den Charakter einer Anwendung, ohne die im Betrieb wenig bis nichts mehr geht. Denken wir beispielsweise an einen Festplatten-Crash, durch den auf einen Schlag die gesamte Kundendatenbank verlorengeht.

Das Sperren der eigenen IT durch Hacker, wie es bei den immer häufigeren Ransomware-Attacken der Fall ist, stellt ebenfalls ein solches Katastrophenszenario dar. Hier greift DRaaS: Dabei haben Unternehmen die Möglichkeit, Teile oder ihre gesamte IT-Infrastruktur bei Anbietern durch eine Spiegelung der Systembausteine zu sichern.

In der Praxis wird durch regelmäßige Datenübertragungen eine ständige Aktualität dieser Daten sichergestellt. Das heißt, was beim DRaaS-Anbieter „gelagert“ ist, ist typischerweise ähnlich aktuell wie die Daten des Unternehmens; teilweise erfolgt die Aktualisierung sogar in Echtzeit.

Einerseits ist DRaaS dadurch eine Möglichkeit für Firmen, ihre ausschließlich inhouse vorhandenen Daten und Anwendungen mit einem leistungsfähigen Backup zu versehen. Andererseits kann DRaaS jedoch durchaus genutzt werden, um eine (zusätzliche) Rückfallebene für bereits bei einem Cloud-Anbieter gelagerte Elemente zu schützen. Schließlich können Cloud-Dienste ebenfalls attackiert werden oder beispielsweise Naturkatastrophen zum Opfer fallen.

Dies war etwa bei dem Brand von OHVcloud im März 2021 der Fall (übrigens gibt es mit RaaS sogar die Möglichkeit, Ransomware und diesbezügliche Angriffe „as a Service“ zu buchen).

Andere hier genannte „as-a-Service“-Produkte mögen nicht zwingend für jedes Unternehmen interessant sein. DRaaS ist jedoch aufgrund der potenziellen Auswirkungen von digitalen Katastrophen äußerst wichtig.

Nachteile und Risiken des Outsourcings

Tatsache ist: Gerade wenn wir von KMU sprechen, dann hat das Outsourcen von IT und Computing eine Menge Vorteile für den täglichen Betrieb und den wirtschaftlichen Erfolg.

Dennoch ist es der Vollständigkeit halber unumgänglich, die zweifelsohne vorhandenen Nachteile und Risiken dieser Herangehensweise anzusprechen. Im unternehmerischen Bereich fallen hierunter folgende Positionen:

1. Es ist beim Outsourcing immer nötig, unternehmensfremde Dritte zu involvieren. Dadurch entsteht ein nicht nur theoretisches Risiko für den Abfluss von Wissen und Informationen. Gleichsam können sich neue Einfallstore auftun.
2. Überall dort, wo Daten zwischen Unternehmen und Cloud übertragen werden müssen, können die Daten durch andere Akteure abgegriffen werden – oft unbemerkt.
3. Nach wie vor versuchen viele Cloud-Anbieter, sich stark gegenüber der Konkurrenz abzuschotten. Die Folge sind Lock-in-Effekte (PDF): Die Migration in die Cloud ist für das Unternehmen einfach. Will man jedoch von einem Anbieter zu einem anderen wechseln, wird dies durch andere Architekturen, Dateibezeichnungssysteme und Ähnliches vielfach stark erschwert, teils sogar verunmöglicht.

Nicht zuletzt müssen die Auswirkungen auf die digitale Kompetenz des Unternehmens betrachtet werden. Je mehr IT-spezifische Positionen outgesourct werden, desto mehr „verkümmert“ das diesbezügliche Wissen und die Fähigkeiten innerhalb des Hauses.

Langfristig sehen viele Experten Gefahren für eine ähnliche Abhängigkeit, wie sie sich bei vielen Privatpersonen längst mit dem Smartphone betrachten lässt: Da diese Geräte unter anderem Rechtschreibkorrektur und Rechnerfunktionen bieten, geht die Fähigkeit verloren, selbst einfache Kopfrechenaufgaben durchzuführen oder Begriffe so zu schreiben, wie es korrekt ist – nicht, wie es die Software der virtuellen Tastatur für richtig hält.

Unternehmen sollten deshalb zumindest eines tun: Nicht kopflos und unbedacht outsourcen, nur weil es möglich und augenscheinlich günstiger ist. Ähnlich wie bei vielen anderen Dingen ist hier eine konstante Prüfung der Sinnhaftigkeit der Schlüssel zu einer wirklich nutzbringenden Dienstleistung.

Zusammengefasst

Insbesondere KMU stehen heute unter dem Zwang, sämtliche Digitalisierungsbestrebungen zu nutzen. Gleichsam sind viele dieser Unternehmen jedoch nicht finanziell potent genug, um all diese Bestrebungen in Eigenregie zu übernehmen.

Outsourcing bietet hier zahlreiche Vorteile, von denen eine Erhöhung der Flexibilität und verringerte Kosten nur zwei wichtige Punkte sind. Aufgrund der sehr vielfältigen Möglichkeiten existiert zudem mittlerweile eine Outsourcing-Lösung für fast jede Anforderung. Von denen ist allerdings nicht jede automatisch für jedes Unternehmen sinnvoll.

02.02.2023

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