Der moderne Arbeitsalltag ist geprägt von Vernetzung, Digitalisierung und Teamarbeit. Neue Technologien definieren teilweise die Aufgabenstellungen und sogar ganze Arbeitsplätze neu. Die neuen Technologien machen es beispielsweise möglich, dass Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten und dennoch sicher kommunizieren können. Arbeitsort und oft auch die Arbeitszeit lassen sich damit viel flexibler gestalten.
Moderne Arbeit ist auch geprägt von Meetings. Angestellte verbringen durchschnittlich mehr als 20 Arbeitsstunden pro Woche in Meetings. Diese finden sowohl virtuell als auch mit Präsenz im Büro statt. Dabei ist die technische Ausstattung von besonderer Bedeutung.
Digitale Türschilder – innovative Arbeitserleichterung
Digitale Schilder gibt es heute nicht mehr nur im Einzelhandel. Sie sind in vielen Bereichen anzutreffen, beispielsweise als digitale Schilder in der Industrie, bei Events, in der Gastronomie und im Bereich Tourismus. Die digitalen Schilder an Konferenz-, Besprechungs- und Meetingräumen, in medizinischen Einrichtungen, Restaurants und Hotels sind für die Angestellten eine enorme Arbeitserleichterung. Buchungen und Umbuchungen zeigt ein digitales Türschild, das außen am jeweiligen Räumen befestigt ist, unmittelbar an. Die Teilnehmer sind damit stets auf dem neusten Stand, was die Belegung eines Raumes angeht.
Die Funktionsweise digitaler Schilder
Innovative digitale Schilder lassen sich per Funk via Router steuern und aktualisieren. Dabei lassen sich individuelle Layouts mit der entsprechenden Digital Signage Software, wie beispielsweise fbOS oder Hersteller-Lösungen, auf dem digitalen Türschild darstellen. Dabei sind der eigenen Kreativität kaum Grenzen gesetzt.
Durch die Echtzeit-Anzeige von Änderungen und die zentrale Verwaltung können Unternehmen viel Geld einsparen. Die Kunden sind immer aktuell informiert und die Nutzung der verfügbaren Räume kann viel effizienter erfolgen.
Welche Daten öffentlich auf den Schildern zu sehen sind, lässt sich individuell einstellen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich die Systeme aktualisieren, beispielsweise über MS Outlook oder Google Calendar.
Die digitalen Türschilder haben eine sehr lange Batterielaufzeit. Selbst wenn regelmäßig Updates aufgespielt werden, laufen die Displays mehrere Monate. Damit lassen sich auch die Wartungs- und Betriebskosten geringhalten. Zudem ist die Montage sehr einfach, sodass sie sich für viele verschiedene Einsatzgebiete eignen.
Vernetzte Büros
Eine weitere Entwicklung im modernen Arbeitsalltag sind Cloud-Technologien. Damit ist es möglich, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Damit das reibungslos funktioniert, ist ein Kollaborations-Software notwendig. Dazu gehören auch Anwendungen, die die verschiedenen Geräte in den Konferenz- oder Besprechungsräumen miteinander vernetzen. Intuitiv anwendbare Technik, Zero-Learning-Technologie, macht separate Installationen überflüssig. Auch Mitarbeitende, die nicht im Büro sind, können von überall jederzeit auf die Daten zugreifen.
Ready-to-go-Konferenzräume fördern den Trend BYOD (Bring your own device). Hier bringen die Mitarbeitenden ihre eigenen Geräte, wie Tablet oder Notebook, mit oder sie nutzen die Geräte ihres Arbeitsplatzes außerhalb des Büros.
Was ist dabei mit Datenschutz?
Im Konferenzraum sind Datenschutz und -sicherheit wichtige Themen. Mitarbeiter und Kunden bringen ihre eigenen Geräte mit. Sie teilen sensible Daten mit dem internen System. Dabei können Sicherheitslecks entstehen. Ein besonders großes Sicherheitsrisiko ist das Präsentationssystem. Diese Schnittstelle ist besonders zu schützen.
Wird das Präsentationssystem erst noch entwickelt, sollte dem Sicherheitsaspekt besonderes Augenmerk gelten. Die Entwickler müssen sich mit den verschiedenen Risiken auseinandersetzen und die dafür notwendigen Schutzmechanismen entwickeln und integrieren. Dieser Ansatz heißt Security by Design. Damit entstehen sichere Lösungen, die es Mitarbeitern, Gästen und weiteren Meeting-Teilnehmern ermöglichen, Präsentationen ohne Verbindungsprobleme zu halten.
Digitale Arbeitsplätze vereinen Generationen
Die Digitalisierung bringt digitale Arbeitsplätze. Smarte Konferenzräume sind ein Zukunftstrend. Dabei spielt nicht nur die Technik eine wichtige Rolle, sondern auch die Menschen. Weltweit strömen immer mehr sogenannte Digital Natives auf den Arbeitsmarkt. Diese jungen Menschen sind mit Online-Technologien aufgewachsen. GoogleDocs, soziale Medien, Online-Spiele und auch cloudbasierte Apps sind für sie selbstverständlich. Sie wollen im digitalen Zeitalter mit intelligenten Technologien, Smart Home und Internet der Dinge auch im Berufsleben nicht darauf verzichten. Sie kommen mit ganz neuen Erwartungen in die Unternehmen. Hier sind die Unternehmen gefordert, Technologien, Hilfsmittel und Tools bereitzustellen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Hilfsmittel können auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit generationenübergreifend zu fördern, beispielsweise mit sogenannten Huddle Rooms.
Was ist Huddle Space?
Huddle Rooms sind kleine Besprechungsräume, die für 2 bis 4 Personen konzipiert sind. Sie sind optimal für kurze Besprechungen mit persönlicher Präsenz. Damit sind verschiedene spontane Meetings möglich, wie Brainstorming in kleinen Gruppen, Stand-up-Meetings, Ad-hoc-Meetings mit Teammitgliedern, die sich remote dazuschalten oder schnelle, hybride Meetings.
Für diese kurzen Zeitfenster ist es meist gar nicht notwendig, den Raum im Voraus zu buchen. Damit stehen flexible und spontane Lösungen für hybride Teams zur Verfügung. An einem ruhigen Ort sind Meetings ohne störende Geräusche und Ablenkungen möglich. Das steigert die Produktivität. Das hat eine positive Wirkung auf die Zusammenarbeit.
Fazit
Arbeitsplätze sind in den letzten Jahren immer flexibler geworden, das hat zu mehr Globalisierung und Mobilisierung der Mitarbeiter geführt. Konferenz- und Meetingräume haben sich in dieser Zeit sehr stark verändert. Für Unternehmen besteht die Herausforderung darin, zum einen die besten jungen Talente anzuwerben und an das Unternehmen zu binden. Zum anderen gilt es etablierte Mitarbeiter nicht zu verlieren. Für eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit ist sichere und intuitive Technologie notwendig. Das fördert auch das Engagement der Mitarbeiter.
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