Faktoren für ein erfolgreiches IT-Outsourcing

Folgende Abschnitte bieten sich dabei bei der Umsetzung eines IT-Outsourcing-Projekts an:

Die Anforderungen sollten so genau wie möglich formuliert werden, denn das macht den Vergleich der Angebote in weiterer Folge wesentlich einfacher. Je detaillierter die erwarteten Leistungen beschrieben werden, desto unwahrscheinlicher wird es darüber hinaus, dass das Outsourcing-Projekt nicht so läuft wie geplant oder im schlimmsten Fall sogar ganz scheitert.

Den geeigneten Projektpartner auswählen

Auch wenn die Angebote einen kompetenten Eindruck hinterlassen, ist das keine Garantie dafür, dass auch die Projekte entsprechend umgesetzt werden. Deshalb ist es wichtig, den Formulierungen im Bedarfsfall ein wenig auf den Zahn zu fühlen. Es ist einfacher, noch einmal genau nachzufragen, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.

Um aus den vorhandenen Angeboten den richtigen Umsetzungspartner für sein Projekt zu finden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Einige Unternehmer setzen hier auf eine umfassende SWOT-Analyse. Eine bessere Vergleichbarkeit bietet jedoch ein Punktesystem.

Dabei wird jedem einzelnen Faktor eine unterschiedliche Wichtigkeit beigemessen. Die Punkte werden im Anschluss daran entsprechend gewichtet. Wenn beispielsweise die Branchenerfahrung bei einem Projekt als enorm wichtig für die erfolgreiche Umsetzung eingeschätzt wird, so kann dieser Punkt einfach höher gewichtet werden. Darüber hinaus gilt es, für jeden einzelnen Bereich eine Minimalpunktezahl zu definieren, die auf keinen Fall unterschritten werden darf, um den Projektzuschlag zu erhalten.

Damit ein hohes Maß an Objektivität bei der Punktevergabe erreicht wird, sollten mindestens drei Personen zur Bewertung herangezogen werden. Diese sollten grundsätzlich mit dem Thema vertraut sein, müssen aber nicht zwingend direkt in das Outsourcing-Projekt involviert sein. Je breiter die Streuung in der Jury, desto objektiver wird auch das Ergebnis. Bei einer zu großen Jury könnte das allerdings zu Lasten der Urteilskompetenz gehen, weil die einzelnen Mitglieder zu wenig Wissen haben, um die Angebote tatsächlich gut einschätzen zu können.

Due-Diligence-Prüfung durchführen

In den Angeboten können viele Behauptungen aufgestellt werden. Bevor ein bestimmter Umsetzungspartner endgültig den Zuschlag erhält und die Unterschrift unter einen entsprechenden Vertrag gesetzt wird, ist es wichtig, das jeweilige Unternehmen beziehungsweise die Person sorgfältig auf wirtschaftliche, rechtliche, steuerliche und finanzielle Verhältnisse zu analysieren.

Das Ausmaß dieser Prüfung ist auch hier wieder vom jeweiligen Projektumfang abhängig. Bei kleinen Outsourcing-Projekten, die mit einem Freelancer durchgeführt werden, reicht eine sogenannte „Simplified Due Diligence“. Bei großen Projekten werden im Rahmen einer „Enhanced Due Diligence“ detaillierte Informationen über die Unternehmen und die im Projekt involvierten Mitarbeiter eingeholt. Dazu gehört vor allem bei Projekten im öffentlichen Bereich auch eine Leumundsüberprüfung.

02.11.2021

Menschen orientieren sich bei Entscheidungen an den Erfahrungen anderer. Dieses als „Social Proof“ bekannte psychologische Phänomen…